một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố hồ chí minh

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố hồ chí minh": http://123doc.vn/document/1053260-mot-so-giai-phap-hoan-thien-he-thong-kiem-soat-noi-bo-trong-co-quan-bao-hiem-xa-hoi-thanh-pho-ho-chi-minh.htm

36
Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
(1)
đã thành lập một Ủy ban
tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm dưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập
và đánh giá hệ thống KSNB.
Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa
Kỳ đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá
của kiểm toán viên độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán
nội bộ (IIA)
(2)
cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về
bản chất của kiểm soát và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy
trì và đánh giá hệ thống KSNB.
Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.
Hội đồng quốc gia chống gian lận về báo cáo tài chính (Treadway Commision)
được thành lập năm 1985. Hoạt động này cũng đã đưa ra một loạt các vấn đề về
KSNB, nhấn mạnh tầm quan trọng của môi trường kiểm soát, các quy tắc về đạo
đức, các Ủy ban Kiểm toán và chức năng của kiểm toán nội bộ. Vì thế Ủy ban tổ
chức đồng bảo trợ (COSO)
(3)
của Hôïi đồng quốc gia chống gian lận về báo cáo
tài chính đã được thành lập nhằm nghiên cứu KSNB:
- Thống nhất đònh nghóa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối
tượng khác nhau.
- Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vò có thể đánh
giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện.
Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB.
Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lónh vực ra đời như:
- Phát triển theo hướng quản trò: năm 2001, dựa trên Báo cáo COSO 1992,
COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.

(1)
American Institute of Certified Public Accountants – Viết tắt AICPA
(2)
Institute of Internal Auditor – Viết tắt IIA
(3)
Committee of Sponsoring Organizations – Viết tắt COSO



37
- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo cáo
Basle 1998 của Ủy ban Basle các Ngân hàng Trung ương công bố về khuôn khổ
KSNB trong ngân hàng, dựa vào lý luận cơ bản của báo cáo COSO 1992.
- Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh
hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB. Điển hình là Báo cáo
COCO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh). Các báo cáo này không có
sự khác biệt lớn so với Báo cáo COSO 1992.
1.1.2. Lòch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
Trong lónh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được
quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước.
Một số Quốc gia như Mỹ hoặc Canada đã có những công bố chính thức về
KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp.
Chuẩn mực về kiểm toán
của Tổng Kế toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO)
(1)
(1999) có đề cập đến vấn đề
KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. GAO đưa ra năm yếu tố về
KSNB bao gồm các quy đònh về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt
động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Về kiểm toán Nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán Nhà nước do Tổ
chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI)
(2)
ban hành. Tổ chức
này bao gồm 178 thành viên. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán do INTOSAI ban
hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.
Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình
thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho
việc thực hiện và đánh giá KSNB.

(1)
United States General Accounting Office – Viết tắt GAO
(2)
International Organization of Supreme Audit Institutions – Viết tắt INTOSAI



38
Năm 2001, bản Hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các
chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát
triển gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận
chung về KSNB của Báo cáo COSO.
Bên cạnh việc cải thiện đònh nghóa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết
thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù
về khu vực công.
1.1.2.1. Đònh nghóa về kiểm soát nội bộ của INTOSAI
Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra đònh nghóa về
KSNB như sau:
KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy
trình và các biện pháp của người lãnh đạo
nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được
các mục tiêu của tổ chức:
- Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất
lượng của sản phẩm, dòch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.
- Bảo vệ các nguồn lực không bò thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và
vi phạm pháp luật.
- Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy đònh của Nhà nước và nội bộ.
- Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động và lập báo cáo
đúng đắn và kòp thời.
Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật lại vào năm 2001, trình
bày về đònh nghóa về KSNB như sau:
KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các
cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và



39
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức. Sau đây là
những mục tiêu cần đạt được:
- Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cươngï, có đạo đức, có tính kinh
tế, hiệu quả và thích hợp.
- Thực hiện đúng trách nhiệm.
- Tuân thủ theo luật pháp hiện hành và các nguyên tắc, quy đònh.
- Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất.
So với đònh nghóa của báo cáo COSO và Hướng dẫn năm 1992, khía cạnh
giá trò đạo đức trong hoạt động được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn
mạnh thêm, đó chính là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn
chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công.
Ngân sách của Nhà nước được phân bố rộng rãi, chính vì vậy cần có các
kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản
không bò thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn
mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.
Trong tài liệu này còn nhấn mạnh đến những thông tin phi tài chính. Bởi
vì sự sử dụng rộng rãi của hệ thống thông tin ngày càng tăng trong các tổ chức
Nhà nước, kiểm soát công nghệ thông tin ngày càng trở nên quan trọng hơn.
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu
vực công. Vì vậy, các nhà lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này.
Các nhà lãnh đạo các tổ chức của Nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để
thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức.
INTOSAI đưa ra hai nhóm chuẩn mực về KSNB: Chuẩn mực chung và
chuẩn mực cụ thể. Chuẩn mực chung bao gồm các quy đònh về bảo đảm hợp lý,



40
tinh thần tuân thủ, năng lực và phẩm chất, mục tiêu kiểm soát và giám sát.
Chuẩn mực cụ thể đi vào các quy đònh về tổ chức hồ sơ, tài liệu; ghi chép kòp
thời và đúng đắn các nghiệp vụ, phân chia trách nhiệm, tiếp cận và báo cáo về
nguồn lực và sổ sách.
1.1.2.2. Các yếu tố của hệ thống KSNB theo tổ chức INTOSAI
Tương tự như Báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB bao
gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin
và truyền thông và giám sát. Tuy nhiên, có những khác biệt nhất đònh vềø chi
tiết.
 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh
hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền
tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp kỷ cương, đạo
đức và cơ cấu cho tổ chức. Các nhân tố trong môi trường KSNB bao gồm:
• Sự liêm chính và giá trò đạo đức cá nhân và chuyên môn của nhà lãnh đạo
và đội ngũ nhân viên
Sự liêm chính và tôn trọng giá trò đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ
nhân viên xác đònh thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần
tôn trọng đạo đức thể hiện qua tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các
điều lệ, quy đònh và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà
nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vò trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài,
quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích.
Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và
trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.



41
• Năng lực nhân viên
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần
thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và
hữu hiệu, cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân
trong việc thiết lập hệ thống KSNB.
Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây
dựng thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ
trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều
giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá
rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ
chức.
Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành
viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu
KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
• Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và
thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng
KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận
được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này
biểu hiện ra thành những quy đònh đạo đức ứng xử trong cơ quan. Thí dụ như
việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo
đến KSNB.



42
Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan
trọng có nghóa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là
KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghóa thực sự, dẫn đến mục tiêu,
nhiệm vụ của đơn vò không còn đạt được như mong muốn.
• Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo.
- Hệ thống báo cáo phù hợp.
Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức
độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất
trong cơ quan.
• Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm sự tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh
giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, kềm cặp nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của
nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển
dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một
phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Việc ra quyết đònh tuyển dụng
nhân viên phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực
hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng
các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ
thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng
cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.



43
 Đánh giá rủi ro
KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan
trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của
đơn vò.
Phân tích đánh giá rủi ro này để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu mà thôi.
Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, không chỉ vì nó liên quan đến
những đe dọa của rủi ro mà còn liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và
nguồn lực đối phó rủi ro.
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro một
cách thích hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức và xác đònh biện pháp xử lý
phù hợp.
• Nhận dạng rủi ro
Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ởù cấp
toàn đơn vò và từng hoạt động, rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình
hoạt động của đơn vò.
Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trò rủi ro ảnh
hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch
của đơn vò.
• Đánh giá rủi ro
Để kiểm soát được rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận ra các rủi ro
tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng
xảy ra rủi ro.
Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên,
phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Thí dụ, phải xây dựng các tiêu chí



44
đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ
phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro.
• Phát triển các biện pháp đối phó
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro,
tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro
phải được xử lý hạn chế và đơn vò duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi
vì doanh nghiệp Nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử
lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng
nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bò tốt hơn.
Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của Nhà nước,
công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên
thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ.
 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro
và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vò.
Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa
các thời kỳ, có hiệu quả, dễ hiểu được, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục
tiêu kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các
chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm các loại hoạt động kiểm soát phòng
ngừa và phát hiện rủi ro.
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thông thường là
phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục
kiểm soát.



45
• Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền
theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm
bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn
của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hoá và công bố rõ
ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy đònh chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên hành
động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy đònh bởi người lãnh đạo và
pháp luật.
• Phân chia trách nhiệm
Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và
rủi ro không ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay cá nhân nào được giao
một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Trách nhiệm phải được giao
một cách có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả.
Bốn trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh
giá các nghiệp vụ. Tuy nhiên, cần lưu ý sự thông đồng làm giảm hoặc phá hủy
sự hữu hiệu của KSNB.
Trong một số trường hợp đơn vò có quy mô nhỏ, có quá ít nhân viên để thực
hiện việc phân chia phân nhiệm. Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro
và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên.
Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp
vụ trong một thời gian dài. Cũng như, việc khuyến khích và yêu cầu những ngày
nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại luân chuyển tạm thời.