xuất h ng, hoá à đơn bán h ng v l m thà à à ủ tục thanh toán với khách h ng. Sauà
đó phiếu xuất h ng sà ẽ được chuyển cho bộ phận kho để xuất h ng cho khách.à
Trường hợp khách h ng mua trà ọn bộ máy cần lắp ráp thì các linh kiện máy
tính sẽ được chuyển sang phòng kỹ thuật để nhân viên kỹ thuật lắp ráp.
Khách h ng à đặt h ng qua mà ạng:
Đây l loà ại hình thức mới m ngà ười mua h ng phà ải ho n to n tà à ự thao
tác thông qua từng bước cụ thể được hệ thống hướng dấn để có thể mua
được h ng.à
Trên mạng, các loại sản phẩm linh kiện thiết bị được sắp xếp, phân chia
thành nhiều phân khu và mỗi phân khu có nhiều loại khác nhau riêng biệt để
giúp cho người dùng dễ sử dụng, tham khảo, giúp cho người quản trị dễ thay
thế, thêm bớt sản phẩm của họ. Trong hoạt động này người dùng chỉ cần chọn
một loại linh kiện thiết bị nào từ trong danh sách của từng phân khu là những
thông tin về sản phẩm đó sẽ hiện lên như: tên hàng hóa, giá cả và những mô tả
ngắn về loại hàng hóa đó và bên cạnh là trang liên kết để thêm hàng hóa vào
trong giỏ hàng.
Đây là giỏ hàng điện tử mà trong đó có chứa các thông tin về hàng hoá lẫn số
lượng khách mua và hoàn toàn được cập nhật trong giỏ.
Khi khách hàng muốn đặt hàng thì hệ thống hiển thị trang xác lập đơn đặt
hàng cùng thông tin về khách hàng và hàng hoá khách hàng muốn mua.
Yêu cầu đối với khách hàng giao dịch qua Website
Trước khi bắt đầu đăng nhập, hệ thống yêu cầu xác nhận xem người
dùng l khách h ng quen hay khách h ng là à à ạ.
- Khi người dùng thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống phải thông qua
các bước sau: Khách hàng phải điển Tên (UserName), mật khẩu
(Password) để đăng nhập vào hệ thống.
- Nếu người dùng là lần đầu tiên thì để có thể đặt hàng qua mạng Khách
hàng cần đăng ký một tài khoản với hệ thống.
5
- Khách hàng thì cần cung cấp thông tin như: tên, họ, password. Ngoài ra
khách hàng còn cho biết thông tin về đia chỉ, tên công ty, số diện thoại
Các thông tin trên cần được xác thực lại để hạn chế những người không
thực sự muốn đặt hàng. Những thông tin này sẽ được Công ty xác nhận lại
nếu đúng như khách hàng khai báo thì Bộ phận quản trị sẽ để trong hệ
thống ngược lại sẽ bị xoá đi.
- Nếu người dùng trước đây thì chỉ cần nhập đúng tên user và mật khẩu.
- Các chứng từ được thông qua các loại đơn sau: hóa đơn bán hàng, phiếu
nhập, phiếu xuất. Các loại giấy tờ này sẽ được kế toán cấp cho hệ thống.
- Thời gian giao hàng tùy thuộc vào ngày đăng ký của khách hàng (mua
trên mạng).
c. Bộ phận kho
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán
hàng, bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lượng hàng tồn kho.
Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hoá bị
hư hỏng, sắp hết hay sắp hết thời hạn bảo hành để đề xuất lên ban điều hành
có kế hoạch xử lý.
Quản lý hàng hóa:
- Nguồn hàng máy tính được lấy từ các công ty buôn bán MT khác, những
nhà cung cấp tư nhân, các dịch vụ trong nước hay ngoài nứơc
- Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt
với hàng hóa khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ các thông tin như: tên hàng
hóa, chi tiết hàng hóa, giá cả, thông tin nhà sản xuất ….
Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp
Hàng ngày nhân viên kho s ki m tra hàng hóa trong kho và đ xu t lên ban ẽ ể ề ấ
đi u hành c n x lý v vi c nh ng m t hàng c n nh p. Trong quá trình đ t hàng ề ầ ử ề ệ ữ ặ ầ ậ ặ
thì ban đi u hành s có trách nhi m xem xét các đ xu t v nh ng m t hàng yêu ề ẽ ệ ề ấ ề ữ ặ
6
c u và quy t đ nh lo i hàng, s l ng hàng c n đ t và ph ng th c đ t hàng v i ầ ế ị ạ ố ượ ầ ặ ươ ứ ặ ớ
nhà cung c p.ấ
Quá trình nhập hàng vào kho :
Quá trình nhập hàng theo nhiều cách khác nhau:
- Mua từ bên ngoài(công ty khác, tư doanh, đại lý )
- Do bị trả lại từ quầy bán hàng.
- Do khách hàng trả.
- Do đơn hàng không hợp lệ.
- Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại, fax hay qua mạng từ công
ty, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty có kèm theo hóa đơn hay bảng
kê chi tiết các loại mặt hàng hóa của từng loại. Kế toán sẽ kiểm tra lô
hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp hàng hóa giao không
đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng về hệ thống máy thì Kế toán
kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả đó.
Trong khi làm việc cho những trường hợp xảy ra này thì Kế toán kho phải
ghi lại những hàng hóa nhập thực.
- Kế tiếp Kế toán kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng (hóa đơn trực tiếp
không khấu trừ VAT, hóa đơn có khấu trừ VAT, bảng kê hàng hóa, giá
cả) để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm. Những loại hàng hóa
này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay vào giá bán.
- Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập
trong trường hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đưa vào danh sách có mã này trước
đó trong từng loại hàng hóa.Còn những hàng hóa mới sẽ gán một mã số
mới và trong từng loại hàng hóa mới(nếu có).
- Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một
phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ và một bản được đưa sang bộ phận quản
trị mạng.
Quá trình xuất hàng
Quá trình xuất hàng có nhiều hình thức sau:
7
- Xuất hàng nội bộ để bán trên mạng, trong quầy, lắp ráp.
- Xuất hàng theo lô, bộ khi có yêu cầu của đơn đặt hàng.
- Trả lại cho nhà cung cấp cho trường hợp hàng không đạt yêu cầu, kém
chất lượng, bán chậm … kèm theo các giấy tờ có liên quan.
- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng.
Định giá
Việc định giá cho một mặt hàng theo sư chỉ đạo của ban lãnh đạo, giá cả
hàng bán tạI cửa hàng thường được định giá theo một công thức đã được ban
lãnh đạo đưa ra, giá không đúng với gíá khung khi nhập hàng mà cộng thêm
các chi phí phát sinh khác.
8
Công thức cụ thể
- Giá nhập =giá mua+ chi phí khác.
chi phí khác :(thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt ).
- Giá thành = giá xuất + chi phí khác.
chi phí khác: (công, công cụ, khấu hao ).
- Giá vốn = giá thành + chi phí khác.
chi phí khác: (bao bì, quảng cáo, nhân viên bán hàng ).
Giá bán = giá thị trường.
- Lãi lỗ = giá bán –giá vốn.
- Chuyển dola thành đồng Việt Nam :
VND = 1USD * tỉ giá dola.(tính tại thời điểm hiện tại)
d. Bộ phận quản trị mạng
Công việc của bộ phận này là thực hiện việc quản lý Website cập nhập thông
tin hàng hoá, chương trinh bán hàng của công ty vào hệ thống.
e. Phòng kỹ thuật
Với lòng nhiệt tình và kinh nghiệm lâu năm luôn cố gắng trong mọi tình
huống để đạt được sự hài lòng của khách hàng khi khách hàng sử dụng dịch vụ
của Công ty.
2. Quan hệ đối tác trong nước
Với chất lượng dịch vụ cùng uy tín và năng lực kinh doanh nhiều năm
công ty đã xây dựng được hệ thống bạn hàng với các Công ty tin học lớn như:
Đồng tâm, Vinh Xuân, Vĩnh Trinh, Vạn Xuân,…
3. Mục tiêu v à định hướng phát triển
Trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ
thông tin tại Việt Nam.
Có uy tín lớn đối với khách hàng.
9
Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên trong Công ty có thu nhập ổn định và
mức sống ngày càng được nâng cao.
4. Xác định các yêu cầu
4.1 Xác định yêu cầu
Với nhu cầu thông tin v qui mô kinh doanh ng y c ng mà à à ở rộng cho các
công ty, doanh nghiệp nhằm tạo sự thu hút cũng như giới quan tâm về dao dịch
trên mạng hay các người dùng thường xuyên các website, có thể quan hệ hợp
tác v trao à đổi trực tiếp những vấn đề cần thiết , hay tìm hiểu về chính công
ty, h ng hóa cà ủa mình. Do đó chương trình n y à đòi hỏi phải tiện lợi, đơn
giản, đẹp mắt, dể dùng v cách hà ướng dẫn sử dụng chương trình sao cho dể
hiểu, các thao tác dễ d ng, luôn cà ập nhật những sản phẩm, mặt h ng mà ới của
công ty mình.
a. Nhu cầu người sử dụng
Với nhu cầu của người sử dụng l khi bà ước v o trang Web thà ương mại
l tìm kià ếm các loại sản phẩm m hà ọ đang cần v muà ốn mua. Nhưng cũng có
nhiều khách h ng v o Website n y không có ý à à à định mua, hay không biết mua
thứ gì, thì yêu cầu của chương trình l phà ải đáp ứng được những nhu cầu,
sao cho khách h ng có thà ể tìm kiếm nhanh hiệu quả các loại h ng hóa m hà à ọ
muốn v nhà ững sản phẩm m hà ọ cần tìm (chương trình phải đảm bảo nhanh
chóng v chính xác) cà ộng với chương trình đa dạng v hà ấp dẫn, cũng sẽ dễ
khiến người dùng có thể không mua h ng hóa n y nhà à ưng cũng có những thông
tin quảng cáo thật tuyệt vời, nhằm thu hút sự quan tâm về công ty mình v cóà
cơ hội sẽ có nhiều người tham khảo nhiều h
Về mặt trình bày trang Web sao cho dễ hiểu, giao diện mang tính dễ dùng,
hấp dẫn và quan trọng là làm sao cho khách hàng thấy được những thông tin cần
tìm, cung cấp những thông tin liên quan, giới thiệu thêm những sản phẩm khác
10
để họ có thể so sánh và khi đó họ có thể quyết định xem sẽ mua những sản phẩm
nào, mà không cần phải thay đổi ý kiến sau khi mua hàng.
Trong quá trình tìm ki m, l a ch n, đ t mua hay thanh toán đ n đ t hàng thì ế ự ọ ặ ơ ặ
ch ng trình ph i đ m b o thao tác d dàng tránh nh ng đòi h i hay nh ng ươ ả ả ả ễ ữ ỏ ữ
thông tin yêu c u quá nhi u t phía khách hàng, t o c m giác tho i mái, riêng t ầ ề ừ ạ ả ả ư
cho khách tham quan, tìm ki m hay đ t hàng. i u quan tr ng trong dao d ch ế ặ Đ ề ọ ị
trên m ng là ph i đ m b o an toàn tuy t đ i nh ng thông tin liên quan đ n ạ ả ả ả ệ ố ữ ế
ng i dùng trong quá trình đ t mua, hay thanh toán (tr ng h p này có thêm yêu ươứ ặ ườ ợ
c u khách hàng nh p thêm nh ng thông tin riêng). Trong vi c tìm ki m ph i sao ầ ậ ữ ệ ế ả
cho linh đ ng, tho i mái trong l a ch n d dàng thay đ i các b ph n, t ng linh ộ ả ự ọ ễ ổ ộ ậ ừ
ki n thi t b máy tránh tình tr ng gò ép, c đ nh khi mua hàng.ệ ế ị ạ ố ị
Sau khi đặt mua hàng, nếu quá thời gian giao hàng mà khách vẫn chưa
nhận được thì chương trình thiết kế, hỗ trợ sao cho khách hàng có thể trở lại
xem các thông tin về đơn đặt hàng của họ để họ biết được tình hình đặt hàng của
họ như thế nào, đã được xử lý chưa hay chưa đến thời hạn giao hàng Nói
chung là chương trình ngoài việc cho khách hàng lựa chọn, đặt mua, tìm kiếm
mà còn cho phép khách hàng có thể theo dõi tình hình xử lý đơn đặt hàng của họ
đối với công ty.
Ngoài những chức năng mà chương trình tạo sẵn trên Web là có phức tạp
hay không? Có yêu cầu quá đối với khách hàng hay không? hay gặp những vấn
đề giứ mà chương trình cần thay đổi thì phải có hỗ trợ thêm các mục góp ý,
phản hồi để công ty có thêm những ý kiến mà trang Web của họ trông thuận
tiện, đẹp, dễ sử dụng, thoải mái, tiện nghi và ngày càng nhiều người cùng muốn
tham gia vào trang Web này.
b. Với bộ phận quản trị mạng
Chương trình đòi hỏi nhân viên phải thường xuyên theo dõi các thông tin
về h ng hóa, xà ử lý đúng yêu cầu, đúng chức năng do nhân viên nhập v o và à
11
thao tác dễ d ng và ới công việc quản lý dữ liệu phải đáp ứng được các yêu cầu
:
- Nhân viên phải nhập các thông tin cho các linh kiện ,thiết bị máy
mới, máy tính mới v o trong dà ữ liệu v có sà ự kiểm tra về tính
chính xác, đúng đắn của dữ liệu .
- Nhân viên được phép chỉnh sửa, xóa những thông tin sai, không
phù hợp.
- Theo dõi quá trình mua bán của công ty.
- Theo dõi thông tin khách h ng khi khách h ng nhà à ập v o khi muaà
h ng, phà ải đảm bảo tính an to n, bà ảo mật, chính xác.
- Theo dõi các đơn đặt h ng, xà ử lý đơn đặt h ng v cà à ập nhật các
thông tin liên quan đến đơn đặt h ng cà ủa khách.
- Có thể xóa sạch các cơ sở dữ liệu sau một thời gian xác định .
4.2 Các yêu cầu
a. Tra cứu
- Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về linh kiện, thiết bị, loại hàng.
- Đơn đặt hàng: thông tin về hàng hóa đã được đặt mua.
- Khác: các thông tin về cách hướng dẫn hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn mua
hàng, giới thiệu Công ty
b. Lưu trữ
12
- Hàng hóa: đây là hệ thống dữ liệu về quản lý hàng hóa, bao gồm các
thông tin về hàng hóa: tên, chi tiết, loại, giá Trong đó các thao tác về
hàng hóa là: thêm từng phân khu, thêm chi tiết từng sản phẩm.
- Loại hàng:dữ liệu thông tin quản lý về các loại hàng hóa có trong kho
như: loại hàng, tên hàng.
- Khách hàng: đây là hệ thống dữ liệu về quản lý khách hàng, bao gồm các
thông tin về khách hàng: họ, tên, email, mật khẩu (password).
- Đơn đặt hàng: đây là hệ thống dữ liệu về quản lý đơn đặt hàng, bao gồm
các thông tin về đơn đặt hàng: khách hàng, card, địachỉ, ngày mua các
thao tác: thêm, huỷ.
- Giỏ hàng:đây là dữ liệu quản lý thông tin khách hàng khi chọn được hàng
như : số lượng hàng hóa trong giỏ, tên hàng hóa được chọn
- Phản hồi: dữ liệu quản lý nội dung các thông tin phản hồi từ khách hàng.
- Phiếu xuất: dữ liệu quản lý nội dung các thông tin xuất từ đơn đặt hàng,
lắp ráp.
- Phiếu nhập: dữ liệu quản lý nội dung các thông tin nhập từ đơn đặt hàng.
- Quyền:dữ liệu quản lý nội dung các thông tin về quyền của nhân viên khi
đăng nhập hệ thống .
- Bảng chào hàng : dữ liệu quản lý nội dung các thông tin về hàng hóa được
chào hàng trong một thời gian nhất định .
c. Tính toán
Tính doanh thu :
P = Q.p.
(trong đó P: doanh thu, Q: số lượng bán ra, p: giá).
Tính số lượng tồn kho :
SL tồn = TK cuối kì - TK đầu kì + SL sx - SL tiêu thụ.
Tính toán khác
- Nếu hàng lấy đi một đơn vị thì số lượng hàng sẽ giảm đi.
- Tiền thuế khi mua hàng trên mạng.
13
- Tiền chi phí khi di chuyển, giao hàng.
- Tính giá thành nhập, xuất.
d. Kết xuất
- Hiển thị danh sách hàng hóa theo từng phân khu.
- Hiển thị đơn đặt hàng.
- Hiển thị thông tin từng măt hàng.
- Hiển thị danh sách nhân viên.
- Hiển thị danh sách hàng hóa cho bộ phận bán hàng.
- Hiển thị danh sách khách hàng.
- Thống kê danh sách thiết bị, máy tính theo từng loại.
- Thống kê tình hình nhập, xuất, tồn kho.
- Thống kê thu chi vào cuối mỗi kỳ.
- Thống kê hàng hóa bán được.
- Thống kê khách hàng.
- Thống kê đơn đặt hàng.
e. Theo dõi
- Theo dõi thiết bị, linh kiện.
- Theo dõi giá thành, khách hàng.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét